ALGEMEEN:

Privacy en bescherming van persoonsgegevens

Oudheidkundige Kring De Vier Ambachten, hierna de Kring genoemd, verwerkt persoonsgegevens. We willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. Hierna volgt de gehele privacy-verklaring. 

Privacywetgeving (GDPR/AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op de Kring. Welke gevolgen heeft de wetgeving voor het gebruik van persoonsgegevens binnen de Kring? Wat verandert er? Wat moet je doen?

Privacy statement en privacybeleid
In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door De Kring. Wil je meer lezen over privacy binnen De Kring? Download dan ons privacybeleid.


Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over personen zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar iemand herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

HOE GAAT DE KRING MET PERSOONSGEGEVENS OM:

Van wie verwerkt de Kring persoonsgegevens?
De Kring verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
Leden en vrijwilligers van de Kring;
Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap van de Kring of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.


Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle organisatieonderdelen van de Kring verwerken persoonsgegevens in het backend van onze website en in de financiële applicatie van de Kring. Dit kunnen dus vrijwilligers uit de werkgroepen, bestuursleden en administratieve vrijwilligers betreffen. Deze beschikken over dan wel verwerken (delen van) je persoonsgegevens.

Waarvoor verwerkt de Kring persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van de Kring of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.
Als je eenmaal lid of relatie van de Kring bent, willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van je werkgroep, commissie of de Kring als geheel. Wil je niet benaderd worden door de Kring? Dan kun je dit doorgeven aan de secretaris: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, excursies, lezingen enzovoorts.

Verwerkt de Kring ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, uitgezonderd gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan gezondheidsgegevens ten behoeve van een excursie.
De Kring controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.

Hoe beheert de Kring mijn persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Het organisatieonderdeel waarvan je lid bent, kan je gegevens inzien. Binnen een werkgroep, commissie of dergelijke kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien, tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn. Het delen van deze gegevens kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van het desbetreffende organisatieonderdeel, kan je gegevens muteren. Binnen de genoemde organisatieonderdelen en onze centrale opslag van persoonsgegevens kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.
Je kunt altijd je persoonsgegevens bij ons natrekken. Een verzoek daartoe kan worden gericht aan de secretaris: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..


Uitwisseling van persoonsgegevens binnen de Kring
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een activiteit van de Kring en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie kunnen worden opgehaald. Of als je een nieuwe functie krijgt binnen een ander aangesloten organisatieonderdeel van de Kring. In dat geval kan de gegevensbeheerder van dit onderdeel, je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren. De Kring kan, wil en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Het kan zijn dat de Kring van derden de vraag krijgt om persoonsgegevens in de vorm van adressen of e-mailadressen van leden beschikbaar te tellen. Naast de beperkingen van de privacywetgeving, gelden voor de Kring onderstaande beleidsafspraken rondom het verstrekken van die gegevens.

Algemeen
Het verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van leden van de Kring aan een externe organisatie (zowel commercieel als non-profit) is in geen enkel geval toegestaan.In geval een organisatie, bijvoorbeeld een school of een adviesbureau, ten behoeve van een onderzoek of een belangrijke mededeling, onze leden wil benaderen zal de Kring na goedkeuring daarvan die actie zélf uitvoeren. Voorbeeld: een hogeschool wil onze leden enquêteren; wij sturen het enquêteformulier zelf rond en geven de verzamelde informatie geanonimiseerd door. De achtergrond van zulke activiteiten zal altijd moeten passen bij het doel van de Kring.
Indien bij de Kring het verzoek binnenkomt voor het verspreiden van informatie van een externe organisatie, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een activiteit van een collega-organisatie, kan dit binnen onze communicatiemiddelen worden gepubliceerd. De Kring biedt externe organisaties de mogelijkheid te adverteren in onze communicatie-uitingen. In alle gevallen, commercieel of non-profit, wordt door de Werkgroep Communicatie & PR per geval bekeken of en onder voorwaarden een podium geboden kan worden in een van onze communicatie-uitingen.


Ledenactiviteiten
Wanneer een onderdeel van de Kring, bijvoorbeeld een werkgroep, de leden wil bereiken, inschakelen of anderszins informeren kan dat alleen onder de volgende voorwaarden:
Staat in de bijbehorende deelnemers- en vrijwilligersvoorwaarden beschreven dat de gegevens uitsluitend gebruikt worden voor de voorgenomen activiteit;
OPT IN: Op het (deelnemers)formulier mogen de in te vullen velden ‘telefoonnummer’ en ‘e-mailadres’, niet verplicht worden gesteld. Alleen in specifieke situaties mag het invullen van deze velden wel verplicht worden, namelijk wanneer zonder deze informatie het organiseren van een activiteit vrijwel onmogelijk is.
OPT OUT: Het formulier biedt altijd de mogelijkheid om zich uit te laten schrijven.
De verzamelde gegevens mogen alleen gebruikt worden voor de activiteit waarvoor men zich heeft aangemeld.

Hoelang worden jouw gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenherkomst en -samenstelling over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een lezing of excursie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Kring gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Hoe kan je weten welke gegevens de Kring van mij bewaart?
Neem in dat geval contact op met de secretaris: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Zijn de gegevens incompleet, onjuist of wilt u minder gegevens in ons bestand, geef dat dan aan de secretaris door.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de Kring kun je bij de secretaris van de Kring of in geval van een werkgroep bij de beheerder daarvan terecht.
OPT-OUT

Bij vrijwilligers is het gebruik van een e-mailadres nodig omwille van bereikbaarheid en (werk)afspraken. Dat geldt ook voor deelname aan lezingen, excursies e.d. als de organisatie daarvan dit met zich meebrengt. In die gevallen zal de Kring je (automatische) berichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving voor een activiteit, een betalingsbevestiging en dergelijke. Het is daarom niet mogelijk om je voor deze berichten uit te schrijven. De Kring beschouwt deze als noodzakelijk voor een goed verloop van activiteiten.
Voor overige berichten, bijvoorbeeld een nieuwsbrief, is het mogelijk je door middel van een OPT-OUT in iedere e-mail af te melden voor het ontvangen van berichten over het desbetreffende onderwerp Indien je geen prijs stelt op dit type informatie over (het werk van) de Kring, of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van uw gegevens, kun je dit aan ons doorgeven. Wij zullen in dat geval de desbetreffende werkgroep of ander Kring-onderdeel informeren, zodat zij als verantwoordelijke kunnen reageren op je verzoek.

Hoe kan je weten welke gegevens de Kring van mij bewaart?
Neem in dat geval contact op met de secretaris: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Zijn de gegevens incompleet, onjuist of wilt u minder gegevens in ons bestand, geef dat dan aan de secretaris door.

Wijzigingen privacybeleid
De Kring behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid zo nu en dan te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Wijzigingen die het gebruik van jouw gegevens zo veranderen dat dit gevolgen voor jouw privacy hebben worden uiteraard door de Kring aan jou gemeld.

Disclaimer
De inhoud van onze website www.vierambachten.nl en de daarin opgenomen persoonsgegevens is (net als in de daarbuiten voorkomende bestanden, met name de boekhouding) met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Hoewel de Kring tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt de Kring expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via onze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is. 

Cookies
De Kring is wettelijk verplicht bezoekers te informeren over cookiegebruik. De Kring maakt alleen gebruik van functionele, technische cookies. Deze cookies bewaren geen persoons- of gedraggegevens en zijn dus niet aan een individu te koppelen.

×